Não existe uma declaração: existem duas apurações e um conjunto de documentos que liga uma à outra. A sua empresa apura o que faturou, inclusive o que veio de fora; você, pessoa física, declara o que saiu da empresa para você. Confundir as duas é fácil no primeiro ano, e o preço da confusão é retrabalho — reabrir meses que já pareciam fechados para separar o que era pró-labore do que era lucro.
Alíquota nenhuma sai daqui, e prazo nenhum também: esse cálculo é do seu contador. O que vem abaixo é o mapa das perguntas, para você sentar com ele levando papéis em vez de dúvidas soltas.
Duas apurações, dois contribuintes
O dinheiro entra na conta da sua empresa, não na sua. Parece encanamento e não é: a receita da PJ e o rendimento que vai para o seu CPF são coisas separadas, com documentos diferentes.
- Do lado da empresa: o que ela faturou, mês a mês, sustentado pelo contrato e pela nota fiscal. É aqui que entra a conversa de exportação de serviço, se o seu contratante for de fora.
- Do lado do seu CPF: só o que efetivamente saiu da empresa para você — e importa em que forma saiu, que é a seção seguinte.
"Já caiu na conta" não significa "já é meu rendimento": o mês em que o dinheiro entra na empresa e o mês em que ele chega até você podem não ser o mesmo.
Pró-labore e distribuição de lucros não são a mesma linha
São dois caminhos para o dinheiro sair da empresa e chegar em você, e eles não se somam numa linha só. Pró-labore é a remuneração do sócio pelo trabalho que ele presta à própria empresa. Distribuição de lucros é a entrega ao sócio do resultado que a empresa apurou.
A proporção entre os dois não é cosmética: mexe na apuração da empresa e na sua declaração de pessoa física, porque são rendimentos de naturezas diferentes, cada um com o seu tratamento. Qual proporção cabe no seu caso é conta a fazer com os seus números na mesa.
E há uma pergunta que vale fazer antes da primeira distribuição, não depois: o que a minha escrituração precisa mostrar para que o lucro distribuído seja, de fato, lucro distribuído? Distribuir depende de a contabilidade ter apurado o resultado, não de você transferir o dinheiro e chamar de lucro.
O regime: o único ponto que muda por a receita vir de fora
Quais regimes existem, o que pesa no enquadramento e quando refazer a conta é assunto de abrir a PJ, e está resolvido lá. Aqui interessa um ponto só, que costuma passar batido na primeira declaração: dentro do mesmo regime, receita vinda de fora pode entrar na base de cálculo de um jeito diferente da receita de um cliente brasileiro. Logo a sua pergunta não é "qual regime é melhor" — é como esta receita entra no regime que você já tem.
O câmbio entra na declaração por um documento
Se quem te paga é uma empresa de fora, em algum ponto o valor em moeda estrangeira vira um valor em real — e não é o que o buscador mostra hoje. Qual cotação e qual data valem para o seu registro é pergunta de regra, e a resposta vem no comprovante da operação.
A mecânica disso — quem converte, o que é spread, o que é tarifa, o que perguntar ao banco por escrito — está em outro texto daqui. Para esta conversa basta uma regra: o número que você declara tem de sair de um papel.
Quem emite o seu comprovante de rendimentos
No regime CLT o informe chega pronto e quem o produz é o empregador. Aqui ninguém de fora manda nada — e isso não quer dizer que o documento não exista. O comprovante de rendimentos do sócio, sobre pró-labore e lucros distribuídos, sai da sua própria empresa, pelas mãos do seu contador, a partir da escrituração dela: ele depende de a sua contabilidade estar fechada. Pergunte com antecedência quem emite o meu comprovante, com base em quê, e quando ele fica pronto.
Os documentos: o que guardar
- O contrato assinado, com a data e a versão do texto aceito. No contrato do engenheiro daqui o aceite fica registrado com nome, data e versão, justamente para existir depois.
- A nota fiscal de cada mês, inclusive as dos meses parciais, que são proporcionais aos dias corridos e por isso menores que as do meio.
- O comprovante de cada ingresso, com a cotação aplicada, o spread e a tarifa visíveis: é o papel que sustenta o valor em real.
- Os extratos, separados: o da conta da empresa e o da sua conta pessoal, que é o que torna pró-labore e distribuição demonstráveis como coisas distintas.
- Os documentos societários e a escrituração que sustentam a distribuição de lucros.
Por quanto tempo guardar cada tipo é pergunta para o contador — a resposta não é a mesma para documento fiscal, societário e bancário. Faça essa pergunta no primeiro mês, não depois de apagar a pasta.
O que o contrato resolve, e o que não
Leia o que o contrato fixa antes de sentar com o contador: é dali que saem os números da previsão. Valor mensal combinado por escrito para cada alocação, data de pagamento definida, pagamento devido na data independentemente de o cliente final já ter pago o estúdio, e meses parciais proporcionais aos dias corridos. Ele também prevê os feriados nacionais brasileiros e até 15 dias úteis de folga remunerada a cada 12 meses de alocação, combinados por escrito com pelo menos duas semanas de antecedência — o valor é fixo, então mês com folga não é mês menor.
O que ele não faz é cuidar da sua tributação, e isso está na primeira cláusula: não há vínculo empregatício e cada parte arca com os próprios tributos e encargos. Nota, regime, pró-labore e declaração são seus, e mês sem alocação nenhuma não é mês sem obrigação — a empresa continua existindo, faturando zero.
Onde isto não serve para você
Se você veio buscando quanto vai pagar, não vai achar aqui: quem crava isso sem olhar os seus números está adivinhando. E se a ideia de uma pasta nova por mês e de duas conversas por ano com um contador já pesa, pese junto a frequência: não acaba no primeiro ano, é custo fixo de ter empresa.
Compare com carteira assinada pela parte chata também, não só pelo valor: no regime CLT quem retém o imposto na fonte e fecha o informe é o empregador; aqui a apuração roda dentro da sua empresa e o calendário dela é seu. A página que explica a alocação é explícita sobre o que o modelo PJ não tem.
As perguntas para levar
- Quanto de pró-labore faz sentido aqui, e o que isso muda no meu CPF?
- O que a minha escrituração precisa mostrar para a distribuição de lucros ser distribuição de lucros?
- Como a receita vinda de fora entra na base do regime que eu já tenho?
- Qual cotação e qual data valem para registrar o valor que entrou?
- Quem emite o meu comprovante de rendimentos, e quando ele fica pronto?
- Que documentos guardar, e por quanto tempo cada tipo?
- O que muda nos meses em que eu não tiver alocação nenhuma?
Comece pelo contrato, junte os papéis no mês em que cada um nasce, deixe o cálculo para quem calcula. Nessa ordem, uma hora de contabilidade termina em decisão.
Isto não é orientação jurídica nem contábil. Regime, pró-labore, distribuição de lucros, exportação de serviço e declaração são assunto do seu contador — converse com ele antes de decidir qualquer coisa, de preferência antes do primeiro mês.