A parte que trava não é abrir a empresa — é decidir o que preencher. Abrir é procedimento; as cinco decisões abaixo vão te acompanhar em cada nota fiscal pelos próximos anos. E nenhuma se resolve lendo artigo: quem decide é o seu contador. Este texto entrega as perguntas certas, para a conversa com ele não virar aula de conceito.
Um aviso que vale repetir: isto não é orientação jurídica nem contábil. Enquadramento, regime e tributo são do terreno dele, e qualquer número aqui envelheceria sem revisão.
Antes das cinco: a PJ é mesmo necessária?
Para esse tipo de arranjo, sim — o contrato é entre duas empresas, a sua e a do estúdio. Não existe uma versão pessoa física dele, e não existe versão CLT. A página que explica o modelo é direta nesse ponto, e é melhor saber agora: se o que você quer é carteira assinada, FGTS e férias do regime CLT, pare de ler aqui.
E separe duas coisas que vivem confundidas: ter CNPJ não é ser freelancer. Numa alocação você trabalha em tempo integral para um cliente só. O CNPJ é a forma do contrato, não o tamanho do compromisso.
Decisão 1: natureza jurídica, e por que o MEI normalmente não serve
É a primeira escolha do formulário de abertura e a que mais gente erra por pressa. Quem presta serviço de software costuma escolher entre uma empresa individual e uma sociedade limitada unipessoal — e a diferença que interessa é a separação entre o patrimônio da empresa e o seu, que existe em uma e não na outra.
O MEI aparece como atalho e quase sempre não é. Dois motivos, nessa ordem: a lista de ocupações permitidas no MEI é fechada, e atividade de desenvolvimento de software costuma ficar fora dela; e existe um teto anual de faturamento que um contrato de dedicação integral tende a não respeitar. Qual dos dois te barra primeiro é pergunta para o contador — mas a resposta prática raramente é "abra um MEI".
Decisão 2: a atividade que vai na nota
O CNAE é o código que descreve o que a sua empresa vende. Para quem escreve software existem vários no mesmo grupo de serviços de tecnologia — desenvolvimento sob encomenda, programa customizável, consultoria em TI, suporte — e eles não são sinônimos para quem lê a sua nota depois.
O código influencia onde você se enquadra e descreve o serviço que a nota afirma que você prestou. Quando o texto da nota não conversa com o que o contrato diz que você faz, o problema não aparece no primeiro mês — aparece numa conferência meses depois, quando já existem várias notas iguais. Então leve o contrato para a conversa em vez de descrever de memória: as dez cláusulas são públicas para serem lidas antes.
Decisão 3: o regime tributário
Aqui eu não vou dar número, e desconfie de quem der sem olhar os seus. O que você precisa levar é o formato da decisão: existe mais de um regime possível; o enquadramento depende do faturamento previsto e da sua folha, incluindo o pró-labore que você decidir se pagar; e a mesma atividade pode cair em lugares diferentes da tabela por causa dessa relação. É uma conta, não uma opinião — e ela muda quando o seu faturamento muda.
Pedir o ponto de virada vale mais que pedir a resposta de hoje, porque a resposta de hoje expira.
Decisão 4: onde a empresa mora
A empresa tem endereço, e o município dele não é detalhe burocrático: é ele que recolhe o imposto sobre serviço, define o sistema de nota fiscal que você vai usar e, em alguns casos, exige inscrição própria. Registrar no endereço residencial é comum, mas depende da regra do município e, às vezes, do condomínio. Se você pensa em se mudar, diga isso ao contador antes de registrar.
Decisão 5: quem está do outro lado do contrato
Esta é a que quase ninguém pergunta e a que mais muda a conversa contábil. "Trabalhar para o exterior" pode significar duas coisas bem diferentes:
- Sua PJ emite nota para uma empresa fora do Brasil. Aí entram as perguntas de exportação de serviço, de recebimento em moeda estrangeira e de como esse dinheiro entra na conta.
- Sua PJ emite nota para uma empresa brasileira que, por sua vez, atende o cliente de fora. O cliente final é estrangeiro, o seu contratante não é, e boa parte das perguntas de exportação simplesmente não são suas.
Nenhum dos dois é o arranjo "certo", e o seu contador precisa saber qual é o seu. A cláusula de pagamento fixa duas coisas — valor mensal combinado por escrito e data — e não fixa a terceira: em que moeda o dinheiro entra na conta da sua PJ. Então são duas perguntas de uma linha, feitas por escrito antes de assinar: qual é a empresa que assina do outro lado, e em que moeda o pagamento chega?
O que o contrato garante, e o que ele não resolve
Você vai montar uma empresa por causa de um contrato, então vale saber o que ele diz — tem uma folha. O que pesa nesta decisão: valor mensal fixo combinado por escrito para cada alocação, pago na data combinada mesmo que o cliente ainda não tenha pago o estúdio; meses parciais de início e de fim proporcionais aos dias corridos, o que faz a primeira e a última nota serem menores que as do meio; feriados nacionais brasileiros e até 15 dias úteis de folga remunerada a cada 12 meses de alocação; aviso de 30 dias dos dois lados para encerrar, com exceção dos primeiros 30 dias; e um cliente só enquanto a alocação durar.
O que ele não faz é cuidar da sua tributação. A cláusula de objeto diz que não há vínculo empregatício e que cada parte arca com os próprios tributos e encargos. Traduzindo: nota, regime, contador e obrigações mensais da sua empresa são seus — inclusive nos meses em que não houver alocação nenhuma.
Onde isto não serve para você
Abrir empresa cria obrigações que não dormem: contabilidade mensal, declarações, custo de manutenção mesmo em mês sem faturamento e o trabalho de encerrar, se você desistir. Abrir "por garantia", antes de ter conversa nenhuma, é ansiedade virando custo fixo.
Também não serve se o plano é manter o emprego atual e somar uma alocação em paralelo: a dedicação é integral e a exclusividade durante a alocação está no contrato, não na conversa. E não serve se você espera que alguém resolva o seu enquadramento por você: quem cravar o seu regime sem ver os seus números está adivinhando.
Uma franqueza sobre o tamanho disto: o estúdio é novo e não tem dezenas de alocações abertas. Abrir CNPJ hoje por causa de uma possibilidade é decisão sua, e a sequência honesta é a inversa — escreva primeiro e trate a PJ como o passo que precede a assinatura, não a candidatura.
O que levar para o contador
- Vou prestar serviço de desenvolvimento de software em dedicação integral. Qual natureza jurídica e qual CNAE?
- O MEI está fora pela atividade, pelo teto, ou pelos dois?
- Qual regime se aplica hoje e a partir de que ponto vale refazer a conta?
- Muda algo o meu contratante ser brasileiro em vez de estrangeiro? O que muda na nota em cada caso?
- A primeira e a última nota são de mês proporcional — muda algo na emissão?
- Quanto custa por mês manter isso de pé, contando os meses sem faturamento?
- Pretendo mudar de cidade — isso pesa em onde eu registro?
Essas perguntas e o contrato em mãos transformam uma hora paga de contabilidade em decisão tomada. A ordem importa: entenda o contrato, pergunte ao contador, depois abra.